Gestión de personal multi-sucursal
Reemplazar trece años de Excel y un reloj de huella offline por una plataforma de fichaje, planificación de turnos y alertas para tres sucursales y ~25 empleados rotativos.
PRD reescrito de cero para publicarlo. El trabajo es real; el cliente no se nombra.
Contexto
Un franquiciado de una cadena de retail alimenticio opera tres sucursales físicas más un canal mayorista, con alrededor de 25 empleados en turnos rotativos de mañana, tarde y noche, régimen de 44 horas semanales con francos y medios francos que rotan.
Toda la planificación vivía en un Excel con trece años de historia. El fichaje se hacía con un reloj de huella digital por sucursal, sin conexión: la información existía, pero recién se podía mirar cuando alguien la bajaba a mano.
Dos particularidades del negocio que ordenan el diseño:
- Estacionalidad fuerte. En diciembre el plantel casi se duplica y en invierno baja.
- El clima mueve la demanda. Un pico de temperatura o un día de lluvia cambian cuánta gente hace falta en el mostrador, y esa decisión hoy la toma una persona de memoria.
El problema
La operación no tenía datos en línea. Sin fichaje conectado no hay forma de saber si alguien llegó tarde hasta que se acumula el mes, y sin vista consolidada entre sucursales no se ven los desbalances: una sucursal con gente de sobra un martes y otra al límite el mismo día.
El pedido concreto fue una plataforma web a medida que reemplace el Excel y el reloj offline, con una decisión de arquitectura tomada desde el día uno: diseñar multi-tenant aunque se opere una sola cuenta, porque el cliente quería convertir la herramienta en un producto para otros franquiciados más adelante.
Alcance de la Fase 1
Fichaje. Web app responsive pensada para el celular operativo de cada sucursal. Registro de entrada y salida con foto, validación de que el empleado esté activo y asignado a esa sucursal ese día, geolocalización opcional y manejo explícito de los errores: empleado no reconocido, foto mala, sin conexión.
Planificación de turnos. Grilla semanal de empleados por hora, por sucursal, con asignación drag and drop. Turnos múltiples por día, francos y medios francos, cargas horarias distintas por persona, tareas no operativas, y validación en tiempo real contra el tope de horas. Templates reutilizables semana a semana.
Vista consolidada multi-sucursal. El caso de uso que motivó el proyecto: las tres sucursales en una pantalla, con el desbalance visible en el momento.
Motor de alertas. Reglas configurables sobre los datos de fichaje y planificación: llegada tardía, salida temprana, ausencia, horas extras fuera de plan, e incoherencia entre la planificación publicada y el pronóstico del clima.
Dashboards. Operación del día, planificación semanal consolidada e histórico de fichajes filtrable y exportable.
Integración con una API de clima. Pronóstico a siete días, detección de picos de temperatura y de días de lluvia, alimentando tanto el dashboard como el motor de alertas.
Pantallas del prototipo
- Dashboard del día — fichados contra esperados por sucursal, tardanzas, ausencias, alertas activas y widget de clima.
- Planificador semanal — grilla de asignación con drag and drop y validación de topes.
- Vista consolidada — las tres sucursales comparadas en una pantalla.
- Heatmap de cobertura — densidad de personal por franja horaria y sucursal.
- Empleados — legajo, carga horaria, sucursales asignadas.
- Bandeja de alertas — histórico con estado: nueva, vista, atendida, ignorada.
- Histórico de fichajes — filtrable por sucursal, empleado y rango de fechas, con export.
- App mobile de fichaje — la pantalla que usa el empleado en el celular de la sucursal.
La decisión que quedó abierta a propósito
El cliente quería reconocimiento facial. Es la opción más cara y la que más riesgo técnico concentra: costo recurrente del servicio, casos borde de iluminación real en mostrador y calidad incierta de las cámaras de los celulares que ya están en las sucursales.
En vez de cerrarla en el prototipo, la dejé abierta con cinco alternativas evaluadas —facial, código personal, híbrido de código más foto sin matching, integración con el reloj de huella existente, o reemplazo del reloj— con su costo relativo. El híbrido aparece como el MVP del MVP: disuade el fraude sin meter machine learning en la primera entrega.
Las decisiones caras conviene ponerlas arriba de la mesa mientras todavía son baratas de cambiar.
Qué NO incluye
- Integración con el ERP de la franquicia: no expone API y solo exporta planillas. Queda para la Fase 2, por carga manual.
- Cruce con datos de ventas y KPIs de productividad — Fase 2.
- Panel global de administración de cuentas y alta self-service — Fase 3.
- Apps nativas: todo es web responsive.
- WhatsApp como canal de alertas en la Fase 1 (email y push web sí).